Het Telebib2 Center neemt de bescherming van uw persoonsgegevens ter harte. Daarom verbindt het Telebib2 Center zich ertoe deze gegevens met bijzondere aandacht te beschermen en te verwerken, in volledige transparantie en in strikte overeenstemming met de geldende wetgeving. Het doel van deze “Privacy Notice” is u volledige informatie over dit onderwerp te verstrekken, onder andere door uit te leggen hoe het Telebib2 Center persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en bewaart. De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (AVG of, in het Engels, GDPR) is van toepassing sinds 25 mei 2018. Deze Privacy Notice is gebaseerd op deze regelgeving.
1. Algemeen
1.1 Toepassingsgebied
Deze Privacy Notice heeft voornamelijk betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van werknemers die werken in ondernemingen die lid zijn van het Telebib2 Center, personen waarmee het Telebib2 Center en zijn medewerkers in contact komen in het kader van hun diensten, opdrachten en activiteiten, bezoekers van de website www.telebib2.org en personen die interesse getoond hebben in onze diensten, evenals leveranciers.
1.2 Definities
Onder PERSOONSGEGEVENS wordt verstaan iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Het gaat bijvoorbeeld over de naam van een persoon, een telefoonnummer, een e-mailadres, enz.
De VERWERKING van persoonsgegevens dekt onder andere alle (geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde) aspecten in verband met het verzamelen, vastleggen, wijzigen, raadplegen, bewaren, aanpassen, ophalen, gebruiken, verspreiden, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
Het Telebib2 Center (beheerd onder de koepel van Assuralia), met zetel te 1210 Brussel, Koning Albert II-laan 19, geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0456.501.103, is VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE voor de verwerking die het voor eigen rekening uitvoert.
1.3 Verwerkte gegevens
De verwerkte gegevens zijn persoonsgegevens die het mogelijk maken u te identificeren, hetzij rechtstreeks (bv. naam, voornaam), hetzij onrechtstreeks (bv. telefoonnummer, e-mailadres).
Als onderdeel van zijn opdracht verzamelt het Telebib2 Center verschillende persoonsgegevens naargelang de context, de aard en het doel van de dienst of het project in kwestie (zie punt 2). Het gaat bijvoorbeeld om :
- identificatiegegevens : naam, voornaam, organisatie, enz. ;
- contactgegevens : adres, e-mailadres, telefoon, enz. ;
- professionele gegevens : uitgeoefende functie, titel, expertisedomein, enz.
2. Doeleinden van de verwerking
Het Telebib2 Center verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en zorgt ervoor dat alleen relevante gegevens worden verwerkt voor elk doeleinde.
Het Telebib2 Center verwerkt persoonsgegevens om redenen die een gerechtvaardigd belang hebben, om de optimale werking en dienstverlening te waarborgen, met name :
- kennis van de leden en contactpersonen om hen te informeren over zijn activiteiten, publicaties en evoluties van de standaarden ;
- de organisatie en opvolging van werkgroepen en normalisatiecomités ;
- het beheer en de publicatie van standaarden, releases en Message Implementation Guides (MIGs) ;
- het verlenen, verbeteren en ontwikkelen van zijn diensten en online tools ;
- het vrijwaren van de eigen belangen en van die van de leden ;
- de vaststelling, uitoefening, verdediging en vrijwaring van de rechten van het Telebib2 Center, bijvoorbeeld in het kader van geschillen.
Op basis van andere juridische grondslagen :
- omdat het uw toestemming heeft gekregen (bv. cookies) ;
- in het kader van de uitvoering van een overeenkomst met het Telebib2 Center ;
- om tegemoet te komen aan wettelijke of administratieve verplichtingen (bv. fiscale verplichtingen, officiële publicaties in het Belgisch Staatsblad).
3. Aard van de verwerkte persoonsgegevens
Het Telebib2 Center verwerkt voornamelijk professionele contactgegevens : naam, voornaam, titel, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, professionele functie.
Deze gegevens worden met name verzameld in de volgende contexten :
- als u werknemer bent van een onderneming die lid is van het Telebib2 Center of deelnemer aan zijn werkgroepen : uw contactgegevens worden verwerkt in het kader van uw deelname aan de normalisatie- en standaardisatieactiviteiten ;
- als u een persoon bent waarmee het Telebib2 Center in contact komt in het kader van zijn opdracht (institutionele partners, experten, beroepsverenigingen, enz.) ;
- als u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of één van onze evenementen ;
- als u werknemer bent van een organisatie of onderneming die een contractuele relatie heeft met het Telebib2 Center (leverancier, onderaannemer, enz.) ;
- als u onze website bezoekt, kunnen wij bepaalde via cookies vergaarde informatie opslaan. Lees voor meer informatie hierover onze verklaring over cookies (www.telebib2.org) ;
- informatie over uw professionele interesses in verband met e-businessstandaarden in de verzekeringssector ;
- informatie over uw deelname aan evenementen van het Telebib2 Center ;
- aanvullende informatie over u die is verkregen via openbare bronnen (bv. websites, Belgisch Staatsblad, enz.) met als doel uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of up-to-date te houden.
4. Uitgevoerde verwerkingen
Het Telebib2 Center voert dagelijks de volgende verwerkingen uit :
Als u werknemer bent van een onderneming die lid is van het Telebib2 Center of deelnemer aan zijn normalisatiewerkzaamheden :
Uw contactgegevens worden verwerkt omdat u een contactpersoon bent voor het Telebib2 Center. Uw gegevens worden verwerkt in het kader van de deelname van uw organisatie aan de werkgroepen en standaardisatieactiviteiten. Uw contactgegevens worden ook gebruikt om u te informeren over de activiteiten van het Telebib2 Center, de nieuwe releases, updates van de standaarden en evenementen die in dit kader worden georganiseerd.
Als u een persoon bent waarmee het Telebib2 Center in contact komt in het kader van zijn opdracht :
Uw contactgegevens worden verwerkt in het kader van de opdracht van het Telebib2 Center om e-businessstandaarden voor de Belgische verzekeringssector te ontwikkelen en te onderhouden.
Als u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of één van onze evenementen :
Uw gegevens worden verwerkt voor de follow-up van uw inschrijving, de verzending van informatie of documentatie en eventuele tevredenheidsonderzoeken. Voor evenementen kunnen uw contactgegevens ook worden gebruikt om deelnemers een vereenvoudigde deelnemerslijst met namen, voornamen en organisatie te bezorgen, en om u te informeren over andere activiteiten van het Telebib2 Center.
Als u werknemer bent van een organisatie die een contractuele relatie heeft met het Telebib2 Center :
Uw gegevens worden verwerkt voor de follow-up van de prestatie of de bestelling, evenals voor het algemene leveranciersbeheer, met inbegrip van de boekhoudkundige verwerking, het geschillenbeheer en de bescherming van de rechten in het algemeen.
Als u onze website bezoekt :
Uw gegevens worden gebruikt om uw surfervaring te verbeteren en om anonieme statistieken over de kwaliteit van de website aan te maken.
In sommige gevallen is het Telebib2 Center wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken en/of ze te delen met de bevoegde overheden of officiële instanties.
5. Overdracht van gegevens
Om uw gegevens te beschermen worden de personen die er toegang toe krijgen met precisie aangeduid, rekening houdend met hun taken binnen het Telebib2 Center. Uw contactgegevens zullen nooit worden meegedeeld aan derden zonder uw akkoord. In bepaalde gevallen kan het Telebib2 Center uw persoonsgegevens overdragen aan derden, bijvoorbeeld aan de bevoegde autoriteiten of instanties die bij wet zijn vastgesteld in het kader van wettelijke of reglementaire verplichtingen (bv. publicatie in het Belgisch Staatsblad van benoemingen van bestuurders).
6. Bewaartermijn van de gegevens
Het Telebib2 Center verwerkt uw persoonsgegevens gedurende een periode die niet langer is dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Nadat het doel verwezenlijkt is, worden de gegevens geschrapt. De verwerkte gegevens worden bewaard voor de volledige duur van de professionele relatie, de opdracht of het mandaat bij het Telebib2 Center, verlengd met enige andere bewaartermijn die opgelegd zou zijn door de toepasselijke wetgeving of regelgeving.
7. Bescherming van gegevens
De toegang tot uw persoonsgegevens is alleen toegestaan voor personen voor wie deze gegevens noodzakelijk zijn bij de uitvoering van hun taken. Deze personen hebben een strikte geheimhoudingsplicht en moeten alle technische en organisatorische voorschriften in acht nemen om de veiligheid van de gegevens te verzekeren. Het Telebib2 Center heeft technische middelen uitgewerkt om de veiligheid en integriteit van zijn infrastructuur te waarborgen, onder meer om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.
8. Rechten
U hebt het recht om via een gedateerde en ondertekende brief informatie op te vragen over de persoonsgegevens die we over u bewaren. Als u dit recht uitoefent, zal het Telebib2 Center u binnen de maand een antwoord geven. Indien nodig kan die termijn met twee maanden verlengd worden. In dat geval zal het Telebib2 Center u binnen de maand op de hoogte brengen van deze verlenging en van de redenen hiervoor. Bij ieder verzoek moet een bewijs van uw identiteit gevoegd worden (recto-versokopie van de identiteitskaart).
8.1 Recht op inzage
U hebt het recht om bevestiging te krijgen dat persoonsgegevens over u worden verwerkt en, als dit het geval is, het recht op inzage van deze gegevens en op de volgende informatie :
- met welk doel wij de gegevens verwerken ;
- welke categorieën van gegevens verwerkt worden ;
- aan welke categorieën van bestemmelingen ze meegedeeld worden ;
- hoe lang ze bewaard worden ;
- welke rechten u kunt uitoefenen (rectificatie, wissing, enz.) of de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit ;
- de oorsprong van de verwerkte gegevens.
8.2 Recht op rectificatie
Mocht u ondanks al onze inspanningen vaststellen dat uw gegevens niet correct of onvolledig zijn, dan kunt u vragen om deze recht te zetten, te verbeteren of te updaten. Ze worden aangepast na verificatie van uw identiteit en de juistheid van de gevraagde correcties.
8.3 Recht op wissing
In sommige specifieke gevallen staat de wetgeving u toe om te vragen uw persoonsgegevens te laten wissen. Dat is met name het geval als :
- deze gegevens niet langer nodig zijn met het oog op de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld ;
- de verwerking van uw gegevens uitsluitend is gebaseerd op uw toestemming en u besluit die toestemming in te trekken ;
- u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw gegevens en er voor ons geen legitieme redenen zijn die voorrang hebben op uw redenen.
Uw recht op vergetelheid is echter niet absoluut. We hebben het recht om uw gegevens te blijven bewaren wanneer dit noodzakelijk is :
- om aan een wettelijke verplichting te voldoen ;
- voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen ;
- voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
8.4 Recht op beperking van de verwerking
In sommige specifieke gevallen kunt u vragen om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, met name wanneer :
- u de juistheid van een persoonsgegeven betwist, gedurende de tijd die we nodig hebben om dit te controleren ;
- uw gegevens weliswaar niet meer nodig zijn voor de verwerkingsdoeleinden, maar u ze nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
De beperking van de verwerking loopt af in de volgende omstandigheden :
- u geeft ons uw akkoord hiertoe ;
- de verwerking is noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering ;
- de verwerking is noodzakelijk voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon ;
- de verwerking is noodzakelijk voor redenen van openbaar belang.
8.5 Recht op overdraagbaarheid
In sommige gevallen hebt u het recht om te verkrijgen dat de persoonsgegevens die u ons bezorgd hebt aan u overgedragen worden of door het Telebib2 Center rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke overgedragen worden, op voorwaarde dat dit technisch mogelijk is. Dit recht is toepasbaar wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of plaatsvindt binnen het kader van de uitvoering van een overeenkomst die u bindt met het Telebib2 Center.
9. Contact
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen via :
Post :
Telebib2 Center | Assuralia
Verzoek om persoonlijke informatie (vertrouwelijk)
Koning Albert II-laan, 19
1210 Brussel
E-mail :
Het Telebib2 Center zal de vragen behandelen binnen de in de verordening voorziene termijnen.
Meer informatie vindt u ook op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit, waarbij u eventueel een klacht kunt indienen : www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
10. Wijziging
Het Telebib2 Center behoudt zich op ieder moment het recht voor om deze Privacy Notice aan te passen, overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Elke wijziging zal specifiek worden gecommuniceerd via de website www.telebib2.org.