Le Centre Telebib2 est sensible à la protection de vos données à caractère personnel. Dans cette optique, le Centre Telebib2 s'engage à les protéger et à les traiter avec une attention particulière, en toute transparence et dans le strict respect de la législation en la matière. L'objectif de cette « Privacy Notice » est d'informer de manière complète sur le sujet en expliquant notamment comment le Centre Telebib2 collecte, utilise et conserve les données à caractère personnel. Le Règlement général européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (RGPD ou, en anglais, GDPR) s'applique à partir du 25 mai 2018. Cette Privacy Notice est basée sur cette réglementation.
1. Généralités
1.1 Champ d'application
Cette Privacy Notice concerne principalement le traitement des données à caractère personnel de collaborateurs travaillant au sein d'entreprises collaborant avec le Centre Telebib2, les personnes avec lesquelles le Centre Telebib2 et ses collaborateurs entrent en contact dans le cadre de ses services, missions et activités, les personnes ayant visité le site Internet www.telebib2.org ou ayant manifesté un intérêt pour nos services ainsi que les fournisseurs.
1.2 Définitions
Une DONNÉE À CARACTÈRE PERSONNEL concerne toute information à propos d'une personne physique identifiée ou identifiable. Il s'agit par exemple du nom d'une personne, d'un numéro de téléphone, d'une adresse e-mail, etc.
Le TRAITEMENT de données à caractère personnel couvre entre autres tous les aspects (automatisés et non automatisés) liés à la collecte, l'enregistrement, la modification, la consultation, la conservation, l'adaptation, l'extraction, l'utilisation, la communication, l'effacement ou la destruction de données à caractère personnel.
Assuralia (Union professionnelle des entreprises d’assurances), dont le siège social est établi Boulevard Roi Albert II 19 à 1210 Bruxelles, enregistré à la Banque Carrefour des Entreprises sous le n°407.878.367, est RESPONSABLE DES TRAITEMENTS réalisés dans le cadre des activités du Centre Telebib2.
1.3 Données traitées
Les données traitées sont les données à caractère personnel qui permettent de vous identifier soit directement (p.ex. nom, prénom), soit indirectement (p.ex. numéro de téléphone, adresse e-mail).
Dans le cadre de sa mission, le Centre Telebib2 est amené à collecter différentes données à caractère personnel suivant le contexte, la nature et la finalité du service ou du projet concerné (voir point 2). Ce seront par exemple des :
- données d'identification : nom, prénom, organisation, etc. ;
- données de contact : adresse, adresse e-mail, téléphone, etc. ;
- données professionnelles : fonction exercée, titre, domaine d'expertise, etc.
2. Finalités des traitements
Le Centre Telebib2 traite les données à caractère personnel pour diverses finalités et veille à ne traiter que les données pertinentes pour chaque traitement.
À titre d'exemple, le Centre Telebib2 traite des données à caractère personnel pour des raisons qui relèvent de l'intérêt légitime, afin de pouvoir garantir le meilleur fonctionnement et service, notamment :
- la connaissance des membres et personnes de contact, en vue de les informer de ses activités, publications et évolutions des standards ;
- l'organisation et le suivi des groupes de travail et comités de normalisation ;
- la gestion et la publication des standards, releases et Message Implementation Guides (MIGs) ;
- la fourniture, l'amélioration et le développement de ses services et outils en ligne ;
- la sauvegarde des intérêts propres et de ceux des membres d’Assuralia;
- la constatation, l'exercice, la défense et la préservation des droits du Centre Telebib2, par exemple lors de litiges.
Sur la base d'autres fondements juridiques :
- parce qu'il a obtenu votre consentement (p.ex. cookies) ;
- dans le cadre de l'exécution d'un contrat;
- pour respecter des obligations légales ou administratives (p.ex. obligations fiscales, publications officielles au Moniteur belge).
3. Nature des données à caractère personnel traitées
Le Centre Telebib2 traite principalement des coordonnées professionnelles : nom, prénom, titre, organisation, adresse e-mail, téléphone, fonction professionnelle.
Ces données sont collectées notamment dans les contextes suivants :
- si vous êtes employé(e) d'une entreprise collaborant avec le Centre Telebib2 ou participant(e) à ses groupes de travail : vos coordonnées sont traitées dans le cadre de votre participation aux activités de normalisation et de standardisation ;
- si vous êtes une personne avec laquelle le Centre Telebib2 entre en contact dans le cadre de sa mission (partenaires institutionnels, experts, associations professionnelles, etc.) ;
- si vous vous inscrivez à une newsletter ou à l'un de nos événements ;
- si vous êtes employé(e) d'une organisation ou d'une entreprise ayant une relation contractuelle avec Assuralia dans le cadre du Centre Telebib2 (fournisseur, sous-traitant, etc.) ;
- lorsque vous visitez notre site Internet, nous pouvons stocker certaines informations captées à partir de cookies. Pour plus d'informations, veuillez vous reporter à notre déclaration de cookies (www.telebib2.org) ;
- informations sur vos centres d'intérêt professionnels liés aux standards e-business dans le secteur de l'assurance ;
- informations sur votre participation à des événements du Centre Telebib2 ;
- informations complémentaires obtenues par le biais de sources publiques (sites Internet, Moniteur belge, etc.) dans le but d'améliorer ou de maintenir vos données à jour.
4. Traitements opérés
Au quotidien, le Centre Telebib2 réalise les traitements suivants :
Si vous êtes employé(e) d'une entreprise collaborant avec le Centre Telebib2 ou participant(e) à ses travaux de normalisation :
Vos coordonnées sont traitées car vous êtes une personne de contact pour le Centre Telebib2. Vos données sont traitées dans le cadre de la participation de votre organisation aux groupes de travail et aux activités de standardisation. Vos coordonnées sont également utilisées pour vous informer sur les activités du Centre Telebib2, les nouvelles releases, les mises à jour des standards et les événements organisés dans ce cadre.
Si vous êtes une personne avec laquelle le Centre Telebib2 entre en contact dans le cadre de sa mission :
Vos coordonnées sont traitées dans le cadre de la mission du Centre Telebib2 de développer et de maintenir les standards e-business pour le secteur belge de l'assurance.
Si vous vous inscrivez à une newsletter ou à l'un de nos événements :
Vos coordonnées sont traitées pour le suivi de votre inscription, la transmission d'informations ou de documentation, et d'éventuelles enquêtes de satisfaction. Pour les événements, vos coordonnées peuvent également être utilisées pour transmettre aux participants une liste simplifiée avec noms, prénoms et organisation, et pour vous informer sur d'autres activités du Centre Telebib2.
Si vous êtes employé(e) d'une organisation ayant une relation contractuelle avec le Centre Telebib2 :
Vos coordonnées seront traitées pour le suivi de la prestation ou de la commande, ainsi que pour la gestion générale des fournisseurs, en ce compris le traitement comptable, la gestion des litiges et la protection des droits en général.
Si vous visitez notre site Internet :
Vos données sont utilisées pour améliorer votre expérience de navigation et pour la création de statistiques anonymes concernant la qualité du site.
Dans certains cas, le Centre Telebib2 est légalement tenu de traiter vos données personnelles et/ou de les partager avec les autorités compétentes ou des instances officielles.
5. Transfert des données
Afin de protéger vos données, les personnes autorisées à y accéder sont déterminées
avec précision en tenant compte de leurs tâches au sein du Centre Telebib2. Vos coordonnées ne seront jamais transmises à des tiers sans votre consentement. Dans certains cas, le Centre Telebib2 peut transférer vos données personnelles à des tiers, par exemple aux autorités ou organismes compétents déterminés par la loi dans le cadre d'obligations légales ou réglementaires (p.ex. publication au Moniteur belge des nominations d'administrateurs).
6. Durée de conservation des données
Le Centre Telebib2 traite vos données personnelles pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au respect des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Après la réalisation de cette finalité, ces données sont supprimées. Les données traitées sont conservées pendant toute la durée de la relation professionnelle, de la mission ou du mandat auprès du Centre Telebib2, prolongée de tout autre délai de conservation imposé par la législation ou la réglementation applicable.
7. Protection des données
L'accès à vos données à caractère personnel n'est autorisé qu'aux seules personnes pour lesquelles ces données sont nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches. Ces personnes sont tenues à une obligation stricte de confidentialité et doivent respecter toutes les prescriptions techniques et organisationnelles prévues pour assurer la sécurité des données. Le Centre Telebib2 a mis en place des moyens techniques pour garantir la sécurité et l'intégrité de son infrastructure afin de garantir la protection de vos données à caractère personnel.
8. Droits
Vous avez le droit de demander des informations, par courrier daté et signé, sur les données personnelles que nous conservons sur vous. Si vous exercez ce droit, le Centre Telebib2 vous répondra dans un délai d'un mois. Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Le cas échéant, le Centre Telebib2 vous informera de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d'un mois. Chaque demande devra être accompagnée d'une preuve de votre identité (copie recto verso de la carte d'identité).
8.1 Droit d'accès
Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont traitées et, le cas échéant, l'accès à ces données ainsi que les informations suivantes :
- dans quels buts nous les traitons ;
- quelles catégories de données sont traitées ;
- à quelles catégories de destinataires elles sont communiquées ;
- leur durée de conservation ;
- des informations quant aux droits que vous pouvez exercer (rectification, effacement, etc.) ou la possibilité d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données ;
- l'origine des données traitées.
8.2 Droit de rectification
Si vous constatez que, malgré tous nos efforts, vos données sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander de les rectifier, corriger ou actualiser. Celles-ci seront adaptées après vérification de votre identité et de l'exactitude des rectifications demandées.
8.3 Droit à l'effacement
Dans certains cas bien précis, la législation vous permet de demander la suppression de vos données à caractère personnel. C'est le cas notamment si :
- ces données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles nous les avons collectées ;
- le traitement de vos données est fondé exclusivement sur votre consentement et vous décidez de retirer celui-ci ;
- vous vous êtes opposé(e) au traitement de vos données et il n'existe pas de motifs légitimes qui prévalent sur les vôtres.
Votre droit à l'oubli n'est toutefois pas absolu. Nous sommes en droit de continuer à conserver vos données lorsque cette conservation est nécessaire :
- au respect d'une obligation légale ;
- à l'exécution de nos obligations contractuelles ;
- à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
8.4 Droit à la limitation du traitement
Dans certains cas bien précis, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, notamment lorsque :
- vous contestez l'exactitude d'une donnée personnelle, le temps que nous puissions la vérifier ;
- vos données, bien que n'étant plus nécessaires à la poursuite des finalités du traitement, vous sont nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de vos droits en justice.
La limitation du traitement prendra fin lorsque :
- vous nous donnez votre accord en ce sens ;
- le traitement est nécessaire à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
- le traitement est nécessaire à la protection des droits d'une autre personne physique ou morale ;
- le traitement est nécessaire pour des motifs d'intérêt public.
8.5 Droit à la portabilité
Dans certains cas, vous avez le droit d'obtenir que les données à caractère personnel que vous nous avez fournies vous soient transmises ou soient transmises directement par le Centre Telebib2 à un autre responsable du traitement, à condition que cela s'avère techniquement possible. Ce droit est applicable lorsque le traitement est basé sur votre consentement ou est réalisé dans le cadre de l'exécution d'un contrat qui vous lie au Centre Telebib2.
9. Contact
Vous pouvez exercer vos droits en prenant contact via :
Courrier postal :
Assuralia - Centre Telebib2
Demande de renseignement personnel (confidentiel)
Boulevard Roi Albert II, 19
1210 Bruxelles
Courrier électronique :
Le Centre Telebib2 traitera les demandes dans les délais prévus par le règlement.
Vous trouverez également toute information complémentaire en consultant l'Autorité de protection des données à l'adresse www.autoriteprotectiondonnees.be, vers qui vous pouvez, le cas échéant, introduire une réclamation.
10. Modification
Le Centre Telebib2 se réserve le droit d'adapter à tout moment cette Privacy Notice, conformément au Règlement général sur la protection des données. Toute modification fera l'objet d'une information spécifique via le site www.telebib2.org.