De definitie van « borderel » :
- Het “borderel Termijnkwijtingen” is een zuiver boekhoudkundig document.
- Elke termijkwijting bevat er slechts de gegevens die toelaten de termijnkwijting te boeken op het rekeninguittreksel producent.
- Die boeking gebeurt niet kwijting per kwijting, maar wel op het niveau van het (totale) borderel.
- Het is evident dat het “Borderel Termijnkwijtingen” niet kan gebruikt worden als alternatief voor het "Vervaldagbericht - Betalingsaanvraag” (zie de Aanbeveling 09).
- Als men de makelaar wil toelaten de juistheid van een "Borderel Termijnkwijtingen" zoals geboekt op zijn rekening producent (zie de Aanbeveling 2 - code beweging 1) te controleren, dan is de verzending van het "Borderel Termijnkwijtingen" de enige juiste weg.
(Er staat uitdrukkelijk vermeld dat het borderel eerst de zaken in inning door de verzekeraar herneemt, en daarna de zaken in inning door de makelaar. Beide, en dus het geheel van de zaken op vervaldag gekomen, worden er hernomen.)
(Aanbeveling 21 van de Witte Map handelt over het « contant borderel », maar bevat geen definitie.)
(Het is zonder meer redelijk het contant borderel op juist dezelfde manier te behandelen als het termijn borderel, het enige verschil of specifieke is dan dat het contant borderel slechts één "Vervaldagbericht - Betalingsaanvraag" omvat.)
Opmerking :
- In Aanbeveling 05 « Borderel termijn kwijtingen », in het deel « per telecommunicatie », worden de bedragen « debet » en « credit » vermeld , en in het deel « op papier » de bedragen « totaal te betalen » en « commissieloon ».
- In Aanbeveling 02 « Rekeninguittreksel producent », in het deel « per telecommunicatie », worden de bedragen « debet » en « credit » vermeld (aangevuld met een serie regeltjes wanneer wat commissie is)...
...en in het deel « op papier » de bedragen « debet » en « credit » voorafgegaan door de aanduiding « C » indien commissie.
Borderel termijnen, inning verzekeraar :
- Het document herneemt in een lijst en totaliseert de "Vervaldagberichten - betalingsaanvragen" die de verzekeraar rechtstreeks aan zijn verzekeringnemers heeft overgemaakt. Voor elk bericht worden het "totaal te betalen" en de "commissie" vermeld.
- Die uitgiftes hebben geen rechtstreekse impact op de financiële en/of boekhoudkundige relatie tussen de verzekeraar en de makelaar. Zelfs zonder die directe impact heeft de makelaar echter belang bij de incasso activiteit van de verzekeraar gezien hij zijn commissie ontvangt, precies als resultante van die activiteit.
- Het beheerspakket van de makelaar geeft hem dus best functionaliteit waarmee hij die dingen kan opvolgen. Als de boekhouding in het beheerspakket geïntegreerd is, dan kan die functionaliteit binnen die boekhouding ontworpen worden.
- Een mogelijkheid is in de boekhouding van de makelaar te boeken, de commissie op het debet van een "lopende rekening van verzekeraar x" en op het credit van een "wachtrekening commissies (in afwachting van) inning door verzekeraar x". Die boeking blijft dan zichtbaar en "afpuntbaar" tot op het ogenblik dat de verzekeraar aan de makelaar de commissie toekent (na geïnd te hebben van de verzekeringnemer). Die toekenning akteert de verzekeraar bij middel van een boeking-in die dan opduikt in het periodieke "Rekeninguittreksel producent".
- De makelaar ziet dan dat de commissie is toegekend en kan deze "afpunten" in zijn "lopende rekening bij verzekeraar x", en gaat daarbij het transfert boeken van de "wachtrekening commissies inning door verzekeraar x" naar de resultatenrekening "commissies van verzekeraar x".
- (Voor dat soort boekhoudkundige afpuntingen gebruikt men in het engels de term « reconciliation ».)
Men kan dit nog meer nuanceren, wetende dat er geen "lopende rekening per verzekeraar x" bestaat, maar wel de "lopende rekening per producentenrekening bij verzekeraar x".
Borderel termijnen, inning door de makelaar :
- Het document herneemt in een lijst en totaliseert de "Vervaldagberichten - betalingsaanvragen" die de verzekeraar aan de makelaar heeft overgemaakt, voor inning bij de verzekeringnemers. Voor elk bericht worden het "totaal te betalen" en de "commissie" vermeld.
- Die uitgiftes hebben rechtstreeks impact op de financiële en/of boekhoudkundige relatie tussen de verzekeraar en de makelaar. In de boekhouding van de makelaar worden de verzekeringnemers debiteuren waar de verzekeraar crediteur wordt voor het totaal bedrag van de betaalbaarstellingen, en die verzekeraar wordt debiteur voor het totaal bedrag aan commissies.
- Voor zover geen enkel "Vervaldagbericht - aanvraag betaling" ("Kwijting") wordt terug gestuurd naar de verzekeraar (binnen de aan de makelaar verleende terugzendtermijn), veranderen deze financiële posities niet meer. Dat is dan ook exact hetgeen in de boekhouding van de makelaar zal geboekt worden. De verzekeringnemers worden gedebiteerd voor de te betalen bedragen, de verzekeraar wordt gecrediteerd voor het totaal van die te betalen bedragen, en wordt gedebiteerd voor het totaal van de commissies, en de resultatenrekening "commissies van verzekeraar x" wordt gecrediteerd voor dat totaal aan toegekende commissies.
- Men kan opnieuw nog meer nuanceren, wetende dat er geen "lopende rekening per verzekeraar x" bestaat, maar wel de "lopende rekening per producentenrekening bij verzekeraar x".
17.1. Onvangst en integratie van een borderel.
Idealiter zou men nu hier de ontvangst en de integratie op basis van de uitwisseling van berichten van het type CURRAC (object-actie code 0702) moeten beschrijven. Feit is dat de sector die mogelijkheid negeert, en dus beschrijven we de ontvangst en integratie op basis van de PRENOT.
De PRENOT van het antwoordrecord geeft de inhoud van de (contante) kwijting weer.
Een enveloppe (XGH-XGT) (groep van berichten), expliciet gekwalificeerd als « antwoordrecord », bevat een bericht « contract » (CNTRCT) en een bericht « kwijting » (PRENOT).
Berichten PRENOT aangemaakt door het termijnbeheer geven de inhoud van de (termijn-)kwijtingen weer.
Een enveloppe (XGH-XGT) (groep van berichten), expliciet gekwalificeerd als « borderel », bevat een bericht « samenvatting » (RCAPTN) en meerdere berichten « kwijting » (PRENOT).
Onder punt « Bijvoegsel » – « Integratie antwoordrecord » – « Administratieve contractgegevens » - « Identificatie » staat uitgelegd hoe en wanneer een nieuwe versie van een contract wordt aangemaakt.
Onder dergelijke contractversie maakt men deze (contante) of gene (termijn-) kwijting aan.
Bijkomend aan het aanmaken van de kwijting (beschreven onder punt 16) is er nu sprake van de boeking van die kwijting (beschreven onder dit punt 17).
17.1.1. Identificatie
Nummer verzekeraar + nummer kwijting + nummer contract + nummer producentenrekening + inningswijze kwijting + boekingsdatum + type kwijting + te betalen bedrag.
(Men zoekt hier niet de kwijting te identificeren, maar wel de boekhoudkundige beweging, zonder de unieke identificatie van die boeking, aangemaakt door het uitgevende systeem, te kennen.)
Als de boeking niet in het beheerspakket te vinden is, dan wordt deze aangemaakt. (Het normale geval.)
Als een boeking met dezelfde identificaties in het beheerspakket gevonden wordt, dan nog moet men deze (her-)inboeken, maar dan moet het pakket dit signaleren aan de makelaar. (De minder normale gevallen.)
17.1.2. Gegevens
- Zie de MIG M0304 in Telebib.
De PRENOT bevat de verplichte gegevens :
- identificatie van de verzekeraar ;
- identificatie van de producentenrekening ;
- identificatie van het contract (laat de identificatie van de verzekeringnemer toe) ;
- boekingsdatum bij de verzekeraar ;
- totaal te betalen bedrag ;
- commissiebedrag ;
- inningswijze van de kwijting ;
- type kwijting.
- (De PRENOT bevat andere verplichte gegevens, maar deze zijn minder belangrijk voor de boekhouding.)
- Zie de MIG M0603 in Telebib.
Deze RCAPTN moet volgende gegevens bevatten :
- identificatie van de verzekeraar ;
- identificatie van de producentenrekening ;
- boekingsdatum bij de verzekeraar ;
- totaal bedrag van de te betalen bedragen ;
- totaal bedrag van de commissies ;
- inningswijze van de kwijtingen in de samenvatting ;
- aantal kwijtingen in de samenvatting begrepen.
- Die gegevens maken de boeking van de bewegingen mogelijk :
- de boekingen « in afwachting van inning » van de commissies op de kwijtingen in inning verzekeraar ;
- de boekingen van de kwijtingen in inning producent genomen, inbegrepen de boeking van de totalen "te betalen" en "commissies", in de betreffende lopende rekeningen.
17.1.3. Filter
- Niet van toepassing