LA MAINTENANCE DU TELEBIB2
1. INTRODUCTION
1.1. Convention entre les parties
1.1.1 Parties signataires
Cette convention est établie entre
- la Commission Mixte de Suivi composée de représentants
- d’Assuralia
- des Fédérations de courtiers (Feprabel, FVF, UPCA)
- le Centre TELEBIB2.
Cette convention est signée par un représentant de chacune des cinq parties représentées. Elles représentent les souscripteurs de base.
A celles-ci peuvent se joindre :
- Des développeurs de logiciels courtiers (des fournisseurs de logiciels courtiers et les courtiers avec propres systèmes de gestion).
- Des organisations actives dans le secteur de l’assurance avec lesquelles des informations sont échangées (DATASSUR, INFORMEX,...).
Chacune de ces parties peut librement adhérer en souscrivant à la convention en complément des souscripteurs de base. Celles-ci seront dénommées ci-après, les souscripteurs complémentaires.
1.1.2 Rôle des parties
- Le Centre TELEBIB2 est l’exécutant de cette convention.
- La Commission Mixte de Suivi veille à l’aspect sectoriel.
- Les entreprises d’assurances, les développeurs de logiciels courtiers et les autres organisations sont des utilisateurs potentiels du TELEBIB2.
1.1.3 Durée de la convention
Cette convention est conclue pour une durée indéterminée. Elle débute à la date de sa
signature.
Chaque partie peut renoncer à la convention moyennant un préavis de 6 mois qui doit
être notifié par écrit aux autres parties de la convention.
1.1.4 Modification
Seuls les souscripteurs de base peuvent modifier la convention. Ceci peut se faire à
tout moment.
Les modifications ne peuvent être apportées que par consensus de tous les
souscripteurs de base.
Les souscripteurs complémentaires sont informés des modifications apportées. En cas
de désaccord avec celles-ci, ils ont le droit de quitter la convention sans préavis. Ils
sont cependant tenus de notifier leur sortie de la convention par écrit aux
souscripteurs de base.
1.2. Domaine/Scope
Le domaine de la convention couvre uniquement les activités de maintenance de TELEBIB2 et plus spécifiquement les étapes à franchir entre le moment où, une demande concernant une donnée ou une valeur apparaît et le moment où la donnée est reprise et publiée dans TELEBIB2 ou refusée. Cette convention ne couvre pas toutes les autres étapes à franchir pour qu’une donnée publiée dans TELEBIB2 puisse être échangée ou mise en application. Celles-ci sont l’objet d’une part de la « Convention sectorielle sur le contenu des échanges entres les applications entreprises d’assurances et les logiciels courtiers » et, d’autre part, de la « Convention sectorielle sur les délais d’implémentations des échanges entres les applications entreprises d’assurances et les logiciels courtiers ».
1.3. Définitions
Version du TELEBIB2:
C’est le contenu du TELEBIB2 à un moment précis. Les versions ne sont pas gérées.
Les précédentes versions peuvent être commentées. Les modifications d’une version à
l’autre sont enregistrées. Seule la version la plus récente est disponible.
Régulièrement on fait un transfert du contenu du TELEBIB2 vers le Référentiel. La date
et le numéro de séquence de ce transfert ne sont conservés qu’à titre informatif.
Donnée :
Un simple élément d’information.
Version d’une donnée :
C’est l’ensemble des caractéristiques techniques d’une donnée à un moment précis. Les versions ne sont pas gérées. Les modifications d’une version à l’autre sont
enregistrées. Seulement la version la plus récente est disponible.
Valeur :
Un code qui donne la valeur explicite d’une donnée.
Liste de valeurs :
Une liste reprenant les différentes valeurs possibles pour une même donnée.
Version d’une liste de valeurs :
C’est le contenu de la liste des valeurs à un moment précis. Les versions sont gérées.
Une version est indiquée par un numéro. Chaque ajout ou dépréciation simple ou multiple d’une valeur donne lieu à la création d’une nouvelle version.
2. OBJECTIFS
Les objectifs de la convention sont :
2.1. Garantir la qualité du contenu du TELEBIB2
2.1.1 Qualité
La qualité dans le cadre de cette convention consiste principalement à :
- définir sans équivoque
- avec unicité (pas de duplication) et
- de façon aussi exhaustive que possible.
Une définition sans équivoque est nécessaire afin d’éviter toute confusion au sujet de la signification d’une donnée ou qu’une donnée puisse être interprétée différemment
par des utilisateurs différents.
L’unicité doit empêcher qu’une donnée bien précise puisse être présente de différentes façons dans TELEBIB2 et placer ainsi les utilisateurs potentiels devant un choix.
Etre aussi exhaustif que possible signifie répondre à tous les besoins exprimés via la voie officielle.
2.1.2 Contenu
Le contenu de TELEBIB2 est, dans cette convention, défini comme les données et listes de valeurs à utiliser dans les applications et/ou échanges du secteur de l’assurance.
Par applications on comprend
- les modules et/ou systèmes spécifiques aux entreprises d’assurances,
- les logiciels des fournisseurs de logiciels courtiers et des courtiers avec propres systèmes de gestion,
- les applications sectorielles (e.a. les applications gérées par DATASSUR).
Par échanges, on comprend :
- les échanges qui soutiennent l’intégration entre les systèmes des entreprises
d’assurances et ceux des courtiers (“bloc retour”, échanges par le contexte), - les échanges inter-entreprises,
- les échanges en assurances accidents du travail et
- les échanges avec des tiers comme FCGA, DIV, Informex et autres.
Les modèles et les messages ne font pas partie de la présente convention.
Les modèles décrivent les relations entre les données et les entités qui les constituent.
Pour le moment, les modèles appartiennent au domaine du Centre TELEBIB2 où ils représentent une méthode spécifique de publication du contenu du TELEBIB2. Si l’usage extensif des modèles était décidé, leur maintenance et leur publication seraient reprises dans cette convention ou feraient l’objet d’une convention distincte.
Les messages appartiennent au domaine de l’usage du TELEBIB2. Par définition, ils font l’objet d’une convention distincte.
2.1.3 Positionnement du TELEBIB2
TELEBIB2 doit répondre aux besoins du secteur.
Afin d’atteindre cet objectif, différentes méthodes de travail peuvent être utilisées. Les ressources étant limitées, il a été décidé de ne pas utiliser le Centre TELEBIB2 de manière anticipative.
Le Centre TELEBIB2 ne prendra pas d’initiative ou alors à titre tout à fait exceptionnel. Plus précisément, les ajouts au TELEBIB2 ne peuvent avoir lieu que sur demande. Le
Centre TELEBIB2 n’en reste pas moins attentif à la cohérence des développements.
2.2. Réagir aux demandes dans les délais tout en respectant une procédure déterminée.
Le délai de réponse aux demandes dépend du type de demande. Cette convention est orientée en vue de déterminer pour chaque type de demande le délai le plus approprié.
3. DESCRIPTION DE LA FOURNITURE DU SERVICE
La fourniture du service consiste à :
- recevoir et traiter les demandes,
- les accepter ou les refuser,
- communiquer le résultat du traitement aux demandeurs et
- publier le résultat de la demande.
3.1. Qui peut formuler une demande?
Les demandes peuvent être introduites par :
- les entreprises d’assurances,
- les développeurs de logiciels courtiers (en ce compris les bureaux de courtage avec leur propre système de gestion)
- les tiers suivant d’autres accords sectoriels comme RDR, RSR, utilisation du fichier Technicar, etc.
- les fédérations de courtiers
Les courtiers peuvent introduire une demande uniquement par l’intermédiaire de fournisseurs de logiciels de gestion ou de leurs fédérations.
3.2. Types de demandes
Deux types de demandes existent. A savoir :
- demandes d’introduction de nouvelles données et/ou valeurs,
- demandes de modifications, remplacements, dépréciations ou radiations de données et/ou valeurs.
3.2.1 Demandes de nouvelles données et/ou valeurs
Ces demandes sont des demandes qui ne nuisent pas à la compatibilité descendante. Elles n’ont pas d’influence sur les systèmes existants.
3.2.1.1. Procédure de demande
Pour les demandes de nouvelles données et valeurs, seules les facilités disponibles sur le site web TELEBIB2 sont disponibles.
Pour être valable, la demande doit contenir les éléments suivants :
- Pour les données :
- Le nom en néerlandais et français,
- Une définition claire dans les deux langues mentionnées ci-dessus,
- Pour les données associées à une liste de valeurs, la liste des valeurs.
- Pour les valeurs :
- L’identification de la liste des valeurs à laquelle la valeur demandée doit être ajoutée,
- Le nom en néerlandais et en français,
- Une définition claire dans les deux langues mentionnées ci-dessus.
De nouvelles valeurs peuvent être demandées uniquement pour des listes de valeurs sectorielles et non pour des listes de valeurs externes. Pour plus de détails concernant
les listes de valeurs externes (voir point 3.2.3.).
3.2.1.2. Critères d’acceptation
Pour être acceptées, les demandes doivent répondre aux critères suivants :
- la donnée demandée ou la valeur demandée doit appartenir au secteur de l’assurance ou être justifiée pour ce dernier,
- la donnée demandée ou la valeur demandée ne peut être un duplicata total ou partiel d’une donnée ou d’une valeur existante.
Pour demander une nouvelle valeur, un critère supplémentaire doit être rempli :
- la valeur doit répondre à la définition de la donnée de la liste de valeurs, à laquelle la valeur doit être ajoutée.
3.2.1.3. Traitement
Les demandes sont traitées par le coordinateur TELEBIB2. S’il estime devoir disposer de connaissances spécifiques en assurance pour répondre à une demande, il peut faire
appel à quelques experts en assurances.
Si la demande n’est pas claire ou ne répond pas aux critères d’acceptation, le coordinateur TELEBIB2 prendra contact avec le demandeur afin d’obtenir davantage d’informations.
L’acceptation de la demande d’une nouvelle donnée entraîne l’ajout de la donnée demandée au TELEBIB2.
L’acceptation de la demande d’une nouvelle valeur dans une liste de valeurs entraîne l’ajout de cette nouvelle valeur à cette liste et la création d’une nouvelle version de cette liste de valeurs.
3.2.1.4. Acceptation sectorielle
L’acceptation se fait par le coordinateur TELEBIB2. Périodiquement il fait rapport concernant les données et valeurs ajoutées au Groupe de Normalisation.
Comme par définition les demandes sont de compatibilité descendante et n’ont donc pas d’influence sur les applications existantes, une acceptation sectorielle plus formelle
n’est pas nécessaire.
3.2.1.5. Timing
Si la demande est introduite par voie réglementaire le demandeur reçoit dans un délai de 5 jours ouvrables maximum après l’introduction de la demande :
- mention de son acceptation,
- mention de son refus,
- une demande d’information complémentaire.
3.2.1.6. Publication
Les résultats des demandes acceptées sont immédiatement introduits après leur acceptation dans TELEBIB2, ajoutés dans la liste des modifications effectuées et
publiés sur le site web TELEBIB2.
3.2.1.7. Usage
L’objet de la présente convention ne reprend pas la description du comment, quand et où les données ou valeurs acceptées doivent être utilisées.
3.2.2 Demandes de modifications, remplacements, dépréciations ou radiations de données et/ou de valeurs
Ce point reprend toutes les demandes qui ne font pas partie de la demande de nouvelles données ou valeurs (voir art.3.2.1). Il ne s’agit que de demandes qui
nuisent à la compatibilité descendante.
Les demandes qui nuisent à la compatibilité descendante peuvent influencer les systèmes existants et donner lieu le cas échéant à leur adaptation. Il est donc de la plus haute importance de les minimiser et de les gérer de la meilleure façon possible.
3.2.2.1. Définitions
Modification :
Une modification peut, en principe, uniquement donner lieu à une amélioration de la qualité d’une donnée ou d’une valeur. Elle peut uniquement être appliquée à la
dénomination de la définition d’une donnée ou valeur sans en modifier la signification fondamentale. Dans tous les autres cas, la modification doit être considérée comme
un remplacement.
Remplacement :
Un remplacement est en principe impossible. Il donne toujours lieu à la dépréciation d’une donnée ou valeur existante et à la création d’une nouvelle donnée ou valeur.
Dépréciation :
La dépréciation d’une donnée ou valeur équivaut à sa dévalorisation. Cela signifie que la donnée ou valeur reste présente dans TELEBIB2 mais il est signalé que la donnée ou
valeur (par sa date de dépréciation) ne peut plus être utilisée pour de nouveaux développements.
Dans ce contexte, le mot ‘utilisée’ signifie l’exploitation de la donnée ou valeur dans une application. ‘Exploiter’ signifie que l’action dans l’application dépend du contenu de
la donnée ou de la valeur.
Une donnée ou valeur dépréciée reste accessible dans les systèmes existants.
Radiation :
La radiation physique d’une donnée ou valeur survient uniquement lorsqu’il est constaté que la donnée ou valeur n’est plus du tout utilisée, et ce même dans les
systèmes existants.
3.2.2.2. Procédure de demande
Les demandes qui nuisent à la compatibilité descendante ne peuvent en principe être demandées à titre individuel. Elles appartiennent toujours à un projet de “contrôle de
qualité” (CQ).
Un CQ est proposé par une des parties qui a souscrit à la présente convention à la Commission Mixte de Suivi qui l’approuve et l’organise.
Un CQ est un projet qui a pour but de soumettre une partie du TELEBIB2, composé de différentes données qui constituent ensemble, en tout ou en partie, un domaine
fonctionnel, à un examen approfondi et si nécessaire à le compléter, le parfaire ou le réajuster.
Par définition, un projet est un processus dont l’objectif, le champ d’action, le parcours et les moyens d’action sont préétablis.
Les raisons d’être d’un CQ peuvent être :
- la constatation qu’une partie du TELEBIB2 ne répond plus aux besoins;
- la constatation pour quelle que raison que ce soit qu’une partie du TELEBIB2 ne répond pas aux exigences de qualité en vigueur (enquête concernant la “durée de
vie” d’un contrat) - un développement important (nouveau logiciel, passage du système bonus/malus à celui d’une attestation de sinistres, etc.).
3.2.2.3. Traitement
Un CQ est toujours exécuté par un groupe de projet dans lequel toutes les parties qui ont signé la présente convention et qui ont un intérêt pour le sujet traité, sont
représentées.
Les activités de ce groupe de travail sont préparées par le coordinateur TELEBIB2 qui en traite les résultats.
3.2.2.4. Critères d’acceptation
Il n’y a pas de critères spécifiques d’acceptation en vigueur. Toutes les décisions à l’intérieur d’un groupe de travail sont prises par consensus.
3.2.2.5. Acceptation sectorielle
Vu les impacts potentiels qu’un CQ peut avoir, à l’issue de chaque CQ, le Groupe de Normalisation sera convoqué et les décisions du groupe de projet seront exposées pour
accord.
3.2.2.6. Publication
Les résultats d’un CQ sont repris dans TELEBIB2, inscrits dans la liste des modifications apportées et publiés dans le site web TELEBIB2 au moment proposé par le groupe de
projet et approuvé par le Groupe de Normalisation.
3.2.2.7. Usage
La description de comment, où et quand les résultats d’un CQ peuvent être utilisés ne tombe pas sous le champ de la présente convention.
3.2.3 Cas spécial : listes de valeurs externes
Les listes de valeurs externes sont celles qui sont utilisées par le secteur de l’assurance, mais non gérées par ce dernier. Il s’agit de listes publiées par des organisations comme International Standards Organisation (ISO codes pays), l’Institut national de statistiques (codes professions INS), le Service d’immatriculation des véhicules (DIV Type de véhicules) etc ...
Comme la gestion de ces listes ne tombe pas sous la compétence du Centre TELEBIB2, la compatibilité descendante, en cas de mise à jour, ne peut être garantie.
L’insertion d’une nouvelle version dans TELEBIB2 fera toujours l’objet d’un CQ.
3.3. Procédure de recours
Tous les problèmes qui proviennent de l’application de cette convention doivent être soumis à la Commission Mixte de Suivi sans aucune procédure de recours possible.